۷ برنامه که تیم‌تان را کنار هم جمع ‌می‌کند

در دنیای امروز که فناوری در آن متمرکز شده، به سادگی اطلاعات حیاتی در تبادل از دست ‌می‌روند. این ابزار به شما کمک ‌می‌کند تا تیمتان را متحد کنید.

در دنیای تکنولوژیکی امروز، خیلی ساده‌‌تر از هر زمان دیگری اطلاعات حیاتی در تبادل از بین ‌می‌روند. این چالش محدود به شرکت‌های بزرگ با بخش‌های مختلف نیست. مسائل ناشی از سوءاستفاده ممکن است حتی در شرکت‌هایی با تعداد انگشت شماری از کارکنان ایجاد شود.

خوشبختانه تکنولوژی امروز، برقراری ارتباط بین همکاران را آسان‌‌تر از همیشه کرده است. سیستم عامل‌های مختلف برای کمک به ساده سازی ارتباطات در دسترس هستند؛ و با آنها پروژه‌ها و اطلاعات با ارزش به اشتراک گذاشته ‌می‌شود. صرف نظر از نوع کمکی که شرکت شما به آن نیاز دارد، فرصت وجود یک برنامه است که با آن ‌می‌توانید هم گروهی‌های دفتر خود را در یک صفحه کنار هم جمع کنید.

برای اینکه شروع کنید، در اینجا برخی از ابزارهای مورد علاقه ما هستند.

اسلک

اسلک اساسا پیام رسان لازم برای فضای دفتر شما است، اما با امکانات فراوان و مفید (و سرگرم‌کننده) دیگر.‌ می‌توانید فایل‌ها را به اشتراک بگذارید، تماس بگیرید و صفحه خود را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید. حتی یک کتابخانه عظیم از شکلک‌های ابتکاری وجود دارد که ‌می‌توانید خودتان آن را اضافه کنید.

همچنین ‌می‌توانید یک کانال را برای کل اداره، یکی دیگر را برای بخش خود و سومی را برای تیم خود که در حال کار بر روی  ایده‌‌‌ای هستند که آن را ارائه بدهند، ایجاد کنید.اگر نیاز به نگه داشتن چیزهای خصوصی دارید، ‌می‌توانید یک کانال را قفل کنید. اگر نیاز دارید ببینید که همکارتان برای ناهار آماده هست یا خیر، ‌می‌توانید یک پیام مستقیم به او بزنید.

اگر شرکتتان دارای دفتر در مکان‌های مختلف ‌می‌باشد و یا اعضای تیمتان از راه دور کار ‌می‌کنند، اسلک این اجازه را ‌می‌دهد تا تمام اعضای تیم از شرایط کاری آگاه باشند و در صورت نیاز به سرعت به دیگری دسترسی داشته باشند.

گوگل هنگ اوت

گوگل هنگ اوت یک  برنامه‌‌‌ای است که به شما این امکان را ‌می‌دهد که پیام‌ها، تماس‌ها و چت‌های ویدئویی را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید. راحت‌‌ترین بخش گوگل هنگ اوت پیوستن آن به صفحه جیمیل شما است، که آن را به طور یکپارچه در پلت فرم ایمیل در ‌می‌آورد که بسیاری از کسب و کارها از پیش در حال استفاده از آن هستند.

این پلت فرم پیوستن به کنفرانس‌ها به صورت تلفنی و چت یا ویدئو با همکاران و مشتریان در مکان‌های دیگر را برای کسب و کار آسان ‌می‌سازد. ‌می‌توانید این تماس‌ها را قبل از زمان مقرر در تقویم گوگل خود برنامه ریزی کرده و اعضای دیگری را برای  پیوستن به کنفرانس دعوت کنید. اگر همیشه در رفت و آمد هستید، ‌می‌توانید به وسیله دستگاهتان که اندروید و یا اپل است با استفاده از نرم افزار موبایل به هنگ اوت  متصل شوید .

اگر دفتر شما در حال حاضر در قطار جی سویت باشد، گوگل هنگ اوت باید توقف بعدی شما باشد.

اسکایپ

اگر طرفدار گوگل هنگ اوت نیستید، اسکایپ را امتحان کنید.این برنامه هر دو تماس بین المللی و داخل آمریکا را برقرار ‌می‌کند. اگر دوست داشته باشید، ‌می‌توانید با انتخاب گزینه تماس قدیمی از صوت به جای ویدیو، استفاده کنید. ریختن پول در حساب کاربریتان آسان است، و ‌می‌توانید برای همیشه به آن متصل باشید. این برنامه دارای ویژگی چت کردن نیز است.

دراپ باکس

کسب و کار‌ها تمایل به جمع آوری بسیاری از چیز‌ها دارند: پرونده‌ها، قراردادها، پروژه‌ها، عکس‌ها، و کلی چیز دیگر. دراپ باکس مانند خانه‌‌‌ای برای همه‌‌‌‌ی آن مدارک است و به راحتی در هر جایی که همه به آن دسترسی داشته باشند قرار ‌می‌گیرد.

‌می‌توانید این فایل‌ها را به پوشه‌ها و گروه‌های مختلف سازماندهی کنید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات شما سازماندهی شده و به آسانی جا داده شده است. همچنین برنامه‌های کاربردی برای دانلود در رایانه و دستگاه همراه شما وجود دارد به طوری که فایل‌های مورد نیاز شما همیشه در دسترس هستند.

این پلت فرم برنامه‌هایی را ارائه ‌می‌دهد که به شما اجازه ‌می‌دهد مقدار و ویژگی‌های ذخیره سازی خود را با توجه به نیازهای کسب و کارتان انتخاب کنید. اگر در کسب و کارتان فقط خودتان باشید، برای آن نیز یک برنامه وجود دارد.

بیس کمپ

این ابزار سازماندهی  مدیریت پروژه  را ساده‌‌تر ازهر زمان دیگری کرده است.  بیس کمپ این اجازه را ‌می‌دهد تا پوشه‌های جداگانه را برای تمام پروژه‌های تیم خود ایجاد کنید. در داخل هر پوشه، ‌می‌توانید لیستی از کارهای روزانه، موعد برنامه‌ها، ارسال فایل‌ها را قرار دهید و حتی با دیگر اعضای گروه چت کنید.

یک مدیر ‌می‌تواند کنترل کند که چه کسی دسترسی به هر بخشی را داشته باشد. این ویژگی ‌می‌تواند سردرگمی را کاهش دهد: اگر یک پروژه خاص به یک کارمند مربوط نباشد، اطلاعات لازم نیست که فضای کاری آن کارمند را شلوغ کند. هنگامی که تمام اعضای تیم مربوطه دسترسی پیدا ‌می‌کنند، ‌می‌توانید وظایف را به اعضای مختلف با تاریخ تعیین شده اختصاص دهید و اطمینان حاصل کنید که همه درگیر این هستند که چه چیزی و در چه زمانی باید انجام شود.

در پایان هر روز، بیس کمپ به طور خودکار وارد حساب کارمندان ‌می‌شود تا آنچه را که در طول روز بدست آورده اند ثبت کند.

صبح روز بعد، بیس کمپ ایمیلی را به اعضا ارسال خواهد کرد که در آن یک بازنگری از چیزی که در روز قبل به دست آورده اند وجود دارد. همچنین یادآوری وظایفی که باید به زودی انجام شوند.

یکی دیگر از مزایای بیس کمپ این است که ‌می‌توانید اطلاعات را با مشتریان خود نیز به اشتراک بگذارید، و آنچه را که آنها ‌می‌بینید و مواردی که برای تیم شما خصوصی است را انتخاب کنید.

جیرا

اگرچه تیم ما با بیس کمپ شروع به کار کرد، بعد از آن به پلت فرم به سبک کابان جیراس  رفتیم، که بیشتر برای تیم در حال رشد و فهرست کارهایمان مورد پذیرش بود. توصیه ‌می‌کنیم با بسیاری از این برنامه‌های مدیریت پروژه کار کنید؛ هر کدام دارای مزایا و معایبی است که بر بهره وری تیم شما تاثیر ‌می‌گذارد.

کانوا

اگر شرکت شما یک طراح گرافیک تکنولوژیک را در خانه نداشته باشد، کانوا ‌می‌تواند یک ابزار فوق العاده مفید باشد. این سایت به شما اجازه ‌می‌دهد تا گرافیک را برای اهداف مختلفی از جمله پست‌های فیس بوک، تبلیغات بنری و پروپوزال‌ها ایجاد کنید. تعداد زیادی قالب رایگان وجود دارد که ‌می‌توانید با آن شروع به کار کنید، هر کدام با تعداد زیادی از ویژگی‌های قابل تنظیم مانند فونت، عکس پس زمینه و طرح‌های رنگی.

کانوا فور ورک به شما امکان ‌می‌دهد محتویات دارای برند را برای تمام نیازهای کسب و کار خود ایجاد کنید و سپس آن را با اعضای تیم خود برای مشاهده و ویرایش به اشتراک بگذارید. هنگامی که یک طرح گرافیکی را مطابق با کسب و کار خودتان ایجاد کرده‌اید، ‌می‌توانید آن را بعنوان یک قالب سفارشی برای استفاده در زمان دیگری ذخیره کنید.  کانوا حتی به شما اجازه ‌می‌دهد این گرافیک‌ها را برای دسترسی آسان به پوشه‌های مختلف سازماندهی کنید. یک طراح گرافیک ندارید؟ نگران نباشید. ‌می‌توانید خودتان به وسیله کانوا طراحی کنید.

اینها فقط تعداد کمی از ابزارهای موجود برای پایداری در کارهای روزانه است. اگر یک مشکل وجود دارد که تیم شما با آن مواجه است، بعضی از این سیستم‌ها را برای جمع کردن تیمتان دورهم امتحان کنید.

نویسنده : میکاییل جورجیو  (نویسنده مهمان)

موسس و مسئول ارشد بازاریابی ایمجینویشن

مترجم : امیر بهشتی‌خو

ویراستار : سید جواد کاشی‌زاده

منبع : https://www.entrepreneur.com/article/312655

کاری از گروه تولید محتوای مرکز کارآفرینی دانشگاه صنعتی شریف ـ خرداد ۹۷

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. زمینه های مورد نیاز علامت گذاری شده اند *